Das Corona-Virus droht in vielen Branchen die Wirtschaft auszubremsen. Soll nicht alle Aktivität abgewürgt werden, müssen auch Workshops ab sofort in den virtuellen Raum wandern.
Die Benefits des persönlichen Miteinanders eines Arbeitsmeetings oder eines Workshops lassen sich auch auf den virtuellen Raum übertragen – wenn man es richtig angeht.
1. Voraussetzungen und Vorbereitungen
Teilnehmerkreis bestimmen – Agenda setzen – interaktives Tool wählen
Übertragen Sie die Best Practice aus der realen Welt auf die Online-Situation: bei Onlinemeetings und -workshops ist es umso wichtiger, dass genau diejenigen (und nur die) teilnehmen, die etwas beitragen müssen und können. Eine knappe, gemeinsam abgestimmte Agenda sorgt für Übersicht und gibt den Teilnehmenden Klarheit über ihre Rollen und notwendige Vorbereitungen.
Wählen Sie ein Tool, das den Teilnehmenden aktive Mitarbeit erlaubt. Je nach Unternehmen steht gegebenenfalls schon MS Teams, Skype for Business, WebEx, Sharepoint oder ähnliches bereit. Stellen Sie sicher, dass alle Zugriff auf das Tool haben und dass Sie sich selbst damit gut auskennen. Probieren Sie die Technik im Vorfeld gründlich aus.
2. Der Online-Situation Rechnung tragen
Persönliche Ebene aufbauen – Orientierung bieten – organisatorische Fragen klären
Bevor ein Präsenzworkshop losgeht, haben die Teilnehmenden meist Zeit, zusammen eine Tasse Kaffee zu trinken, sich gegenseitig zu „beschnuppern“, sich mit dem Raum und der Ausstattung vertraut zu machen und sich so auf das Kommende einzustimmen. Online-Teilnehmende brauchen diese Zeit auch, werden sie sich aber nicht vor dem Startschuss nehmen, denn Smalltalk bei offenem Mikrofon in einer unbekannten Gruppe empfinden die meisten als unangenehm.
Tragen sie also von Anfang an der Onlinesituation Rechnung. Finden Sie sich selbst schon zehn Minuten vor Beginn im virtuellen Meetingraum ein und begrüßen Sie die nach und nach Hinzukommenden. Nehmen Sie sich die Zeit, zum Auftakt gemeinsam einige Fragen zu klären: Haben alle das gleiche Programm geöffnet? Auf welcher Plattform arbeiten wir? Welche Bildschirmoberfläche kann und muss ich sehen? Kann ich selbst auf dem Whiteboard schreiben? Wie wird der Chat genutzt? Alles, was Sie jetzt klären, wird Ihnen im späteren Verlauf nicht auf die Füße fallen und Sie nehmen Ihre Teilnehmerinnen gleich mit.
3. Zur Mitarbeit motivieren
Interaktion anregen – persönliche Bilder nutzen – Skalenfragen einbauen
Setzen Sie von Anfang an auf Interaktivität. Steigen Sie zum Beispiel mit einer Frage ein, die die Erwartungshaltung der Teilnehmer klärt und die alle der Reihe nach beantworten. Verzichten Sie auf alles, was ermüdet! Statt langatmiger Vorstellungsrunden kann zum Beispiel jeder ein Bild vom eigenen Arbeitsplatz zeigen. Gut geeignet sind auch Skalenfragen (z.B. „Wie schätzen Sie Ihre Vorkenntnisse zu unserem Thema auf einer Skala von eins bis zehn ein?“). Auch bei größeren Runden können solche Fragen per Umfragetool, wie beispielsweise Skype sie bietet, schnell bearbeitet und visualisiert werden.
Geben Sie Teilnehmenden die Chance, ihren Input nicht nur am Mikrophon, sondern auch auf dem Bildschirm einzubringen. Ein kurzes Brainwriting am virtuellen Whiteboard beispielsweise aktiviert und dient als Gesprächsgrundlage. Zugleich gibt es Teilnehmern die Gelegenheit, sich näher mit dem Tool vertraut zu machen. Auch hier gilt: genug Zeit einplanen, da es zunächst etwas dauern kann, bis alle orientiert sind.
4. Ablenkungen und Ermüdung vermeiden
Ablenkung abschalten – Pausen machen – Arbeitsphasen und Input kurz halten
Vereinbaren Sie Regeln, die helfen, sich auf das Onlinegeschehen zu konzentrieren: Alle Programme und Fenster schließen, die nicht gebraucht werden, dazu gehören auch Outlook, Social Media-Programme, Browser oder Skype. Bieten Sie häufige Pausenzeiten an, z.B. 10 Minuten pro Stunde Veranstaltung. So können die Teilnehmenden kurz aufstehen, das Fenster öffnen, einen Kaffee holen, oder doch mal in die Emails zu schauen. Wenn Teilnehmende wissen, wann sie mit Pausen rechnen können, werden sie sich besser auf das Online-Geschehen fokussieren.
Um die Konzentration der Teilnehmenden zu steigern, gehen Sie in klaren, nicht zu langen Arbeitsphasen vor. Kein Schritt sollte länger als 15 Minuten dauern. Geben Sie immer wieder Orientierung, an welcher Stelle der Agenda sie sich befinden, und seien Sie sehr präzise in Ihren Arbeitsanweisungen an die Teilnehmenden. Versichern Sie sich jeweils, dass alle verstanden haben, was sie tun sollen.
Halten Sie Input kurz! Ein oder zwei Schaubilder sind gut, längere Präsentationen ermüden. Bereiten Sie Teilnehmende, die selbst Input liefern sollen, entsprechend vor. Auch Input in Form kurzer Filme kann die Aufmerksamkeit zurückholen.
5. Für gute Visualisierung sorgen
Ergebnisse sichtbar machen – Tafelbild vorbereiten – Gestaltungselemente vorbereiten
A und O des Präsenzworkshops ist das Sichtbarmachen des Diskussionsstandes und der Arbeitsergebnisse. Das Gleiche gilt für Ihre Online-Veranstaltung. Dazu müssen Sie nicht einmal die Methoden wechseln. Auch Online lassen sich „Kärtchen sammeln“ und Punktebewertungen durchführen.
Planen Sie die Visualisierung vor dem Workshop, sodass Sie eine Vorstellung des „Tafelbildes“ haben, das am Ende entstehen soll. Jedoch lässt sich nicht alles 1:1 online realisieren. Überlegen Sie, wie Sie beispielsweise eine Mindmap darstellen, auch wenn sie online keine Zeichnung anfertigen können. Bereiten Sie eventuell fertige Gestaltungselemente wie Pfeile oder Icons vor, die Sie nur auf ihr Whiteboard ziehen müssen, um klare Schaubilder oder Ergebnisdiagramme entstehen zu lassen.
6. Wertschätzung und Wir-Gefühl stärken
Virtuelle Kaffeepausen machen – Rollen verteilen – Teilnehmende direkt ansprechen
Im Laufe eines Präsenz-Workshops entsteht – nicht zuletzt durch gemeinsame Pausen und Essen – meist ein Wir-Gefühl, das wesentlich für die inhaltliche Arbeit ist. Diese Verbundenheit lässt sich auch online fördern. Legen Sie beispielsweise in kleineren Gruppen eine virtuelle Kaffeepause ein: alle Teilnehmenden stehen auf, holen sich ein Getränk und kommen wieder an den Arbeitsplatz zurück. Die nächsten zehn Minuten plaudern sie einfach miteinander, wie sie es sonst auch während der Pause täten. Bei größeren Gruppen können Sie ein kleines interaktives Spiel einschieben, bei dem alle beispielsweise etwas rufen und am Ende eine kleine Pointe entsteht. In einer größeren Runde finden sich ausreichend Teilnehmende, die mitmachen, Gehemmtere können einfach zuhören und mitlachen.
Scheuen Sie sich nicht, Teilnehmende regelmäßig direkt anzusprechen, und lassen Sie genug Zeit, damit diese etwa ihre Stummschaltung aufheben und antworten können. Verteilen Sie bestimmte Rollen, wie zum Beispiel Protokollant oder Zeitnehmer, an ausgewählte Teilnehmende, die bei längeren Workshops auch nach der Hälfte wechseln können. Konzentrieren Sie sich noch stärker als in Präsenzworkshops darauf, regelmäßig alle einzubinden – gegebenenfalls auch mit Hilfe eines Co-Moderierenden. Nur so gewährleisten Sie, dass die ganze Gruppe die Arbeitsergebnisse als ihre eigenen annimmt.
7. Ein gutes Ende finden
Abschlusszeit einplanen – Arbeitsergebnisse sichern – an Einstieg anknüpfen
Planen Sie genug Zeit ein, um am Ende die Arbeitsergebnisse zusammenzufassen und den Online-Workshop reflektieren zu können. Kommen Sie auf Ihre Eingangsfrage zurück, fragen Sie rundherum ab, ob die Erwartungen der Teilnehmenden erfüllt wurden, welche Fragen noch offen sind, und halten Sie die nächsten Schritte fest. Und wenn Sie die wichtigsten Punkte im Nachgang als „Fotoprotokoll“ an die Teilnehmenden verschicken, geben Sie allen die Möglichkeit, sich das Vereinbarte noch einmal ins Gedächtnis zu rufen. So entsteht aus dem Workshop ein Werkstück, auf das am Ende alles stolz sein können.
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