Dem Münchener Hersteller- und Consulting-Unternehmen OPUS zufolge müssen fünf Schritte bei der Erstellung eines solchen Projektplans berücksichtigt werden.
In nahezu allen Branchen treten im Laufe eines Projekts unvorhersehbare Ereignisse ein, die den ursprünglichen Plan durcheinander werfen. Bei schlechter Projektplanung sind dann so genannte ‚Scope Creeps‘, also explodierende Budgets und Terminüberschreitungen, vorprogrammiert. Oft scheitert sogar das ganze Projekt. Um dies zu verhindern, ist die Erstellung eines klar definierten Projektstrukturplans (kurz: PSP) wichtig. Dem Münchener Hersteller- und Consulting-Unternehmen OPUS zufolge müssen vor allem folgende fünf Schritte bei der Erstellung eines solchen Projektplans berücksichtigt werden. Nur dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt erfolgreich verläuft und die Projekt-Kosten trotz kurzfristiger Änderungen im Rahmen bleiben.
1. Klare Definition des Projekts
Zu einer Definition eines Projektes gehörten im Allgemeinen sechs Schlüssel-Elemente:
Ziel: Zunächst ist es wichtig, festzulegen, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Hierbei sind sowohl externe Ziele (wie z.B. eine Erhöhung des Umsatzes, der Marktanteile) als auch interne Ziele (wie z.B. Prozessoptimierungen, Mitarbeiterbindung) möglich. Alle Ziele sollten mit Hilfe der SMART-Formel definiert werden. Diese steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
Umfang: Hierzu gehört die klare Definition, was in das Projekt gehört und was nicht. Auch sollten Zuständigkeiten klar abgegrenzt werden. So muss beispielsweise in kleinere Unternehmen nicht automatisch jeder am Projekt beteiligt sein.
Erfolgskriterien: Um den Erfolg oder aber auch den Misserfolg von Projekten zu messen, ist es unabdingbar, bereits zu Beginn des Projekts Kriterien festzulegen. Die bei Opus am häufigsten genannten Kriterien sind in diesem Zusammenhang: die Einhaltung des Zeitraums, das Einhalten des Budgets sowie das Erreichen der gewünschten Qualität.
Lieferbare Ergebnisse: In diesem Punkt werden alle wichtigen Ergebnisse aufgeführt, die das Projekt liefern soll. Dies können zum Beispiel eine funktionierende App oder ein neues Gehaltssystem sein.
Voraussetzungen: Hier wird festgelegt, welche Budgets und welche Ressourcen für das Projekt notwendig sind. Die Ressourcen beziehen sich in diesem Fall nicht nur auf Räume und Materialien, sondern natürlich auch auf das Personal.
Zeitplan: Im Anschluss wird festgelegt, wann die Ergebnisse geliefert werden sollen. Daher werden in diesem Punkt ein Basisterminplan, Meilensteine und Deadlines festgelegt.
2. Identifikation von Risiken, Annahmen und Beschränkungen
Mögliche Rückschläge und Risiken sollten bereits vor ihrem Auftreten erkannt werden, und es sollte nach Lösungen gesucht werden. Sobald sich ein Problem abzeichnet, sollten die Verantwortung zum Lösen dieses Hindernisses einem Teammitglied zugewiesen werden. Dieses Teammitglied muss sich nun vorrangig um das Risikomanagement kümmern. Der Einsatz einer entsprechenden Projektmanagement-Software kann hilfreich sein, um Informationen auszutauschen und Dokumente zu teilen.
3. Identifikation involvierter Personen und Personenkreise
Wer ist Kunde: Wer soll das Endprodukt bzw. Ergebnis des Projektes erhalten.
Wer ist Stakeholder: Diese Person oder dieser Personenkreis hat ein persönliches oder unternehmerisches Interesse am erfolgreichen Abschluss eines Projekts.
Wer hat welche Rollen und Zuständigkeiten: Im klassischen Projektmanagement gibt es eine Hierarchie, die bei Projektbeginn festgelegt wird. Ebenfalls werden zu diesem Zeitpunkt Verantwortlichkeiten und Befugnisse zugewiesen.
4. Erstellung der Projektressourcen-Liste
Hier sollten möglichst alle benötigten Ressourcen und die damit verbundenen Kosten aufgelistet werden. Unbekannte Kosten müssen zunächst geschätzt werden. Hierdurch wird dem Budget- und Ressourcen-Manger sowie den entsprechenden Abteilungen (Controlling, Buchhaltung) eine klare Arbeitsgrundlage gegeben.
5. Erstellung eines Kommunikationsplans
Dieser Kommunikationsplan sollte folgende Bestandteile beinhalten:
Kommunikationsziel: Der Projektmanager sollte die korrekten Fragen klar und eindeutig stellen, um korrekte Antworten zu erhalten. Außerdem ist die Einhaltung einer Vorlaufzeit wichtig. Nicht jeder/e kann sofort antworten.
Zielpublikum und Intervall der Kommunikation: Häufig wird dazu tendiert, vorsichtshalber lieber mehr Personen in „cc“ zu nehmen, als weniger. Eher sollte man sich vorher genau überlegen, wen man auch nur wegen kleiner Routineaufgaben mit hinein in die Kommunikation nimmt, und vor allem wie oft.
Schlüsselinhalte: In der Kommunikation mit den Verantwortlichen sollte festgelegt werden, welche Inhalte für wen interessant sind und für wen die Informationen geeignet sind.
„Bei vielen unserer Kunden haben wir die Erfahrung gemacht, dass nicht miteinander geredet wird. Der eine weiß dann nichts vom anderen. Daher ist Kommunikation oft das A und O, wenn es um ein erfolgreiches Projektmanagement geht – insbesondere in großen Unternehmen“, sagt Gerald Lung, Director Sales bei OPUS.
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