Seit dem Jahr 2018 gibt es die Belegvorhaltepflicht bei der Steuererklärung. Das bedeutet, dass gewisse Nachweise nicht mehr mit der Steuererklärung eingereicht, sondern für die Nachfrage vom Finanzamt zu Hause aufbewahrt werden müssen. Die Steuererklärung konnte man bisher zwar digital über „Mein ELSTER“ erstellen und abschicken, nachträglich eingeforderte Belege konnten bis dato jedoch ausschließlich in Papierform per Post oder per E-Mail eingereicht werden. Das ändert sich demnächst in Bayern, Hessen und Baden-Württemberg. „NACHDIGAL“ – das Nachreichen digitaler Anlagen zur Steuererklärung startet für „Mein ELSTER“-Nutzer voraussichtlich im November.
Weitere Bundesländer sollen im Jahr 2021 folgen, sodass der elektronische Belegversand abgekoppelt von der Abgabe der Steuererklärung bundesweit möglich wird. Für diese technischen Erweiterungen wurden in „Mein ELSTER“ neue Formulare geschaffen. Mit dem Formular „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ können Dokumente im geschützten PDF-Format an den Sachbearbeiter im Finanzamt elektronisch übermittelt werden. Dies ist auch für zurückliegende Steuerjahre bis zum Veranlagungsjahr 2016 möglich.
Von Vorteil ist, dass das System die Belege unmittelbar als Unterlagen zum dazugehörigen Steuerfall speichert. Das wird bei der Übersendung per Post oder E-Mail nicht gemacht. Für die Zuordnung ist daher beim Absenden von Nachrichten und Anhängen immer die Steuernummer anzugeben. Liegen dem Steuerpflichtigen die Belege, die der Finanzbeamte im Rahmen der Bearbeitung der Steuererklärung anfordert, nicht vor, kann der „ELSTER“-Nutzer der Finanzbehörde den Sachverhalt im Freitextfeld des Formulars mitteilen.
Ein weiteres Formular „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ soll generell die Kommunikation zwischen dem Steuerpflichtigen und seiner Veranlagungsbehörde erleichtern. Es kann daher auch für Anliegen genutzt werden, die über das Angebot von“ ELSTER“ hinausgehen. Hier können ebenfalls Anhänge im PDF-Format mitgesendet werden. Jedoch bittet die Finanzverwaltung darum, dass die neuen Tools nicht zweckentfremdet oder präventiv zum Versand von nicht geforderten Belegen genutzt werden. Das würde dazu führen, dass die zeitnahe Bearbeitung von Steuererklärungen nicht mehr gesichert wäre.
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