Wie Unternehmen mit einem Jahresauftaktmeeting Teams zusammenbringen und die Richtung für ein erfolgreiches 2022 festlegen, erklärt Jutta Reichelt.
Zu Jahresbeginn nehmen sich viele Unternehmen vor, wieder richtig durchzustarten. Die Energie, die in den vergangenen Monaten aufgrund von Corona und politischen wie wirtschaftlichen Neuerungen verloren ging, soll wieder aufgeladen werden. „Jetzt gilt es vor allem, die Teams wieder zusammenzubringen und gemeinsam das neue Jahr in Angriff zu nehmen“, bringt es Jutta Reichelt auf den Punkt und empfiehlt hierzu ein Auftaktmeeting. Dieses sei eine wirkungsvolle Möglichkeit, das neue Jahr in Angriff zu nehmen. Als erstes gehe es darum, eine Sandortbestimmung zu machen. Dazu dienen Fragen wie: „Welche Erfolge gab es im vergangenen Jahr?“, „Welche Veränderungen gab es?“ oder „Welche Projekte stehen an?“ Je regelmäßiger ein Team über Vergangenes reflektiert und die zukünftige Ausrichtung bespricht, desto stärker werden der Teamzusammenhalt und effizienter die Arbeitsergebnisse. Aus diesem Grund rät Jutta Reichelt schon im Auftaktmeeting weitere Termine über das Jahr festzulegen.
Den Zweck und das Ziel eines Auftaktmeetings beschreibt Jutta Reichelt wie folgt: „Ein Zusammenkommen am Anfang des Jahres hilft dabei, dass sich die Teams untereinander wiederfinden und neue Kraft für das gemeinsame Vorankommen freigesetzt wird. Die Teamdynamik wird durch den Blick auf vergangene Erfolge und die Ausrichtung im neuen Jahr ebenso gestärkt wie das Commitment. Ziel eines solchen Meetings ist die nachhaltige Förderung der Zusammenarbeit und die Verbesserung der Arbeitsergebnisse, sowie die Steigerung der Motivation innerhalb der Teams.“ Aus der Erfahrung von Jutta Reichelt hat sich bei der Gestaltung eines Auftaktmeetings ein 5-Stufen-Aufbau besonders bewährt.
In Stufe 1, dem Intro, empfehlen sich allgemeine Fragen, die auf die Ziele der einzelnen Teammitglieder und das Team im gesamten Bezug nehmen. „Wichtig dabei ist, dass jeder Anwesende einmal zu Wort gekommen ist, denn das erhöht die Proaktivität des Teams im Termin“, unterstreicht Jutta Reichelt. In der zweiten Stufe dreht sich alles um den Blick auf das vergangene Jahr. In diesem Teil sollte das Team in einer Gruppenarbeit herausstellen, welche Erfolge gefeiert wurden und welchen Anteil jeder daran hatte. Auch Fehler, die gemacht wurden und nicht wiederholt werden sollten, können hier zur Sprache kommen. Die dritte Stufe des Meetings beschäftigt sich anschließend mit dem Ausblick auf das kommende Jahr. Jutta Reichelt gibt Einblick, wie die Gestaltung dieses Teils aussehen sollte: „Zum Start eignet sich hier eine 20-minütige Gruppenarbeit. In dieser kann herausgearbeitet werden, was in diesem Jahr besonders wichtig ist, was das Team erreichen will und wo Stolpersteine liegen.“ Per Voting wird dann entschieden, welches die wichtigsten Ziele sind und was es braucht, um diese zu erreichen.
Stufe 4 widmet sich dann ganz der Teamarbeit. Dort wird geklärt, wie sich das Team aufstellen muss, um die Ziele zu erreichen und welche Voraussetzungen nötig sind, um bestmöglich im Team zusammenzuarbeiten. „In diesem Teil geht es darum, zum Beispiel die Teamwerte, die Arbeitsweise und auch die Kommunikationsplattformen zu hinterfragen“, konkretisiert Jutta Reichelt. Auch hier könne wieder abgestimmt werden, mit welchen Ideen sich das Team näher beschäftigen möchte und welche Maßnahmen hierfür nötig sind. In der Abschlussstufe 5 gibt es dann noch eine Zusammenfassung der Ergebnisse und die Frage danach, was jedes Teammitglied aus dem Meeting mitgenommen hat.
Ein grundlegender Tipp, den Jutta Reichelt zur Gestaltung eines Auftaktmeetings gibt, ist, auf eine Moderation zu setzen: „Das Team muss sich in Selbstorganisation immer wieder neu aufstellen. Dieses Verhalten fördern die Moderierenden, indem sie sich mit eigenem Input zurückhalten und das Team nur anhand von Fragen durch das Meeting führen.“ Damit die Wirksamkeit und der Fortschritt im Team weiter anhalten, sei es wichtig, regelmäßige Termine durchzuführen, wie Jutta Reichelt abschließend betont: „Diese können beispielsweise einmal im Quartal stattfinden, um zu reflektieren, wo sich das Team auf seinem Weg befindet, was es benötigt und ob evtl. Anpassungen an den gemeinsam erarbeiteten Zielen notwendig sind.“
Noch tiefere Einblicke in die Thematik und weitere wertvolle Tipps zur Gestaltung eines Auftaktmeetings können Sie im persönlichen Blog „Flaschenpost“ von Jutta Reichelt nachlesen.
Mehr Informationen und Kontakt zu Jutta Reichelt – Organisationen auf Erfolgskurs – gibt es hier: www.jutta-reichelt.de
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