Gute Lean Ideen zu haben heißt nicht, dass die Durchführung auch gut verläuft. Mit diesen 3 einfachen Tipps gelingt Ihrem Team eine schnelle und motivierte Umsetzung der Lean Methode.
Ob Lean, KVP oder Kaizen – Die einzelnen Methodenansätze bieten eine Fülle an erprobten Ideen zur Verbesserung der Prozesse im Unternehmen. Doch von der Idee bis zur fertigen Lösung ist es ein langwieriger Prozess, der oft fehlschlägt. Tatsächlich haben unsere Erfahrungen gezeigt, dass weit über 70% der Verbesserungsaktivitäten auf dem Weg zur nachhaltigen Umsetzung scheitern.
Was hindert uns daran, gute Verbesserungsvorschläge erfolgreich umzusetzen?
Trotz guten Lean Ansätzen scheitert man an der Umsetzungsdauer!
Bei der Ideenfindung in der Teamsitzung oder im Lean Workshop sind die Mitarbeiter noch sehr motiviert und stürzen sich auch begeistert auf die Umsetzung der Lean Management Methode.
Doch wer kennt es nicht? Im Laufe der Lean Umsetzung werden die Fertigstellungstermine kontinuierlich verschoben und schlussendlich bleiben viele der Aktivitäten unbearbeitet. Gerade die Umsetzungsdauer spielt hierbei einen nicht zu unterschätzenden Faktor, um den Erfolg für alle Beteiligten erlebbar zu gestalten.
Bei genauerer Betrachtung haben sich folgende 3 Stolpersteine herauskristallisiert:
* Zu viele und zu große Themenfelder
* Unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Begleitung
* Fehlendes Material und lange Beschaffungszeiten
Wegen diesen 3 Stolpersteine wird nicht selten aus einer einfachen Umsetzung ein zähes und langwieriges Unterfangen, welches vermehrt mit einem Fehlschlag endet.
Mit einer schnellen Umsetzung Lean Erfolge erlebbar gestalten – Aber wie?
Um eine schnelle Lean Einführung zu unterstützen und lästige Stolpersteine zu vermeiden, ist es hilfreich, folgende 3 Themen in der Umsetzungsphase zu beachten:
1. Strukturierte Aufgabenerfassung – Bearbeitbare Arbeitsinhalte
Es empfiehlt sich bei der Festlegung der Maßnahmen zur Umsetzung darauf zu achten, dass die Inhalte und Umfänge der einzelnen Maßnahmen so gewählt sind, dass einer Abarbeitung nichts im Wege steht. Brechen Sie gezielt die Handlungsfelder auf kleine und konkrete Maßnahmen herunter. Nehmen Sie sich Zeit und nutzen Sie eine strukturierte Aufgabenerfassung, um die einzelnen Aufgaben klar zu definieren, um den eigentlichen Arbeitsumfang richtig einschätzen zu können. Hierzu hilft es, die einzelnen Aufgaben im Rahmen des Lean Projektmanagements mit der 5-Why Methode (Was, Wo, Wann, Wie und Wer) zu durchleuchten. Oft verstecken sich hinter einer vermeintlich einfachen Aufgabe viele Teilaufgaben. Die Praxis zeigt, dass die Aufteilung der Maßnahmen in kleine Teilaufgaben eine konsequentere Bearbeitung fördert.
2. Transparente Aufgabensteuerung – Klare Zuständigkeiten und Bearbeitungsstatus
Jede Maßnahme braucht genau EINEN Zuständigen! In der Praxis hat sich gezeigt, dass klare und eindeutige Verantwortlichkeiten die Umsetzung fördern, statt sie nur einem Team zuzuweisen. Durch klare Zuständigkeiten können die Mitarbeiter mehr Verantwortung für die einzelnen Aufgaben übernehmen. Außerdem können die einzelnen Umsetzer auch zielgerichteter von der Führungskraft und dem Team unterstützt werden. Hierbei ist es hilfreich, dass sowohl die Zuständigkeiten wie auch der jeweilige Bearbeitungsstatus visualisiert werden, um frühzeitig Abweichungen und Verzögerungen zu erkennen. In diesem Fall bietet bereits eine einfache Teamtafel eine visuelle Hilfestellung, um die Zuständigkeiten und den Umsetzungsprozess stets im Auge zu behalten.
3. Vorbereitung und Beschaffung der Produkte für die Umsetzung
Nicht umsonst wird oft gesagt: „Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete“. Um die Dauer der Umsetzungsphase zu verkürzen, sollte man sich bereits im Voraus mit der Beschaffung einzelner Produkte befassen. Natürlich können nicht alle Produkte komplett im Vorhinein beschafft werden. Aber gerade im ersten Schritt sind einfache, bereits vorhandene Produkte hilfreich, um in einer Pilotumsetzung die Handhabung und die Ausführung zu testen. Mit Hilfe der ersten Hilfsmittel bekommen alle Teilnehmer ein besseres Bild und ein Gefühl für ein mögliches Endergebnis. Und vergessen Sie nicht: Auch die Umsetzung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Bei einer endgültigen Version bleibt es nicht!
Schlussendlich ist die Umsetzungsdauer der Verbesserungsideen ein kritischer Erfolgsfaktor. Aus diesem Grund wird empfohlen, die beeinflussbaren Themen in der Umsetzung zu berücksichtigen, um bestmögliche Rahmenbedingungen für die Lean Umsetzer zu schaffen.
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