Datenschutz beim Einsatz von Dienstwagen
Der Fortschritt der Technologie zeigt sich auch am Automobil. Moderne Wagen erfassen mittlerweile viele Daten über ihre Nutzer. Das macht den Datenschutz auch in der Automobilindustrie zu einem wichtigen Thema. Aber was, wenn es sich beim intelligenten, datensammelnden Auto um einen Firmenwagen handelt? Personenbezogene Daten
Denn dann kommt neben dem Fahrer und dem Autohersteller noch eine dritte Partei hinzu: Das Unternehmen, das dem Angestellten den Firmenwagen stellt – und theoretisch Zugriff auf die vom Gefährt gesammelten Daten hat. Aber darf ein Unternehmen das überhaupt? Und wenn ja, wie viel darf und sollte es wissen?
Immer mehr Unternehmen setzen auf ein hochwertiges Flottenmanagement, das entsprechend fortgeschrittene Technologien mit sich bringt. Dabei sammeln elektronische Systeme eine Vielzahl von Daten, führen zum Beispiel ein Fahrtenbuch oder tracken den Standort des Fahrzeugs. So lässt sich bestens überprüfen, wo der Mitarbeiter mit dem Firmenwagen unterwegs war oder live tracken, wo er sich gerade aufhält. Besonders kritisch wird es, wenn berufliches Terrain verlassen wird und der Dienstwagen vom Mitarbeiter auch privat genutzt wird, was häufig vorkommt. Dann müssen Grenzen gezogen werden, wenn es darum geht, welche Daten der Arbeitgeber abrufen darf und welche nicht.
Eine Verarbeitung der Daten, die der Dienstwagen liefert, kann zum Beispiel dann notwendig sein, wenn der Umfang der Fahrten zu Kunden getrackt werden muss. Das gilt etwa für Speditionen oder Mitarbeiter im Außendienst. Doch auch bei Verwendung der Daten, die der Firmenwagen speichert, ist der Grundsatz der Datensparsamkeit nach der DSGVO zu berücksichtigen. Sind einige Daten, zum Beispiel die mit dem Firmenwagen besuchten Kunden, wirklich notwendig, so können Unternehmen sich darauf beschränken, die angefahrenen Ziele zu dokumentieren. Für die Prüfung der Arbeitsleistung ist es dagegen nicht notwendig, die gesamte Strecke nachvollziehen zu können, auf der der Mitarbeiter im Dienstwagen unterwegs war. Denn hier mischt sich Berufliches mit Privatem. Das Interesse der betroffenen Person daran, dass ihre Daten weder getrackt noch gespeichert und verarbeitet werden, überwiegt hier gegenüber einer scheinbaren Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für das Beschäftigungsverhältnis.
Datenschutzkonformes Flottenmanagement
Und was ist aus dem guten alten Fahrtenbuch geworden? Möchte ein Unternehmen nicht das Risiko eines Datenschutzverstoßes eingehen oder den Mitarbeitern ein entspanntes Arbeitsumfeld bieten, in dem diese keine Angst vor einem Tracking ihrer Fahrten mit dem Dienstwagen haben müssen, kann es immer noch auf das Eintragen der Ziele und gefahrenen Kilometer in ein analoges Fahrtenbuch oder eine Excel-Tabelle setzen. Darüber hinaus kann ein Unternehmen dazu beitragen, dass die Nutzung der elektronischen Systeme im Dienstwagen datenschutzkonform abläuft. Nicht notwendige Tracking-Funktionen sollten vom Mitarbeiter deaktiviert werden können. Das gilt vor allem für private Fahrten mit dem Dienstwagen. Zudem sollte sichergestellt werden, dass alle Funktionen für den Fahrer transparent sind. Wird der Dienstwagen von mehreren Mitarbeitern genutzt, sollten deren Daten wie etwa die gefahrenen Strecken für die Kollegen nicht einsehbar sein.
Wie bei allen anderen personenbezogenen Daten sollte auch bei den vom Dienstwagen erfassten Daten deren Verarbeitung, Speicherung und Löschung im Unternehmen DSGVO-konform geregelt sein und entsprechend durchgeführt werden. Auch an die Informationspflicht muss der Arbeitgeber sich halten. Um als Unternehmen ein Flottenmanagement datenschutzkonform zu nutzen, ist es ratsam, sich an einen externen Datenschutzbeauftragten zu wenden.
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