Neues Terminmanagement erleichtert Zeitplanung, entlastet die Mitarbeitenden und verkürzt Wartezeiten. Lösung kann nach Einführung innerhalb kürzester Zeit selbst administriert werden und überzeugt durch Features wie Terminerinnerung und Statistik.
Hamburg, 15.11.2022 – FrontDesk, führender Anbieter von Lösungen zum Terminmanagement und Steuerung von Besucherströmen in der öffentlichen Verwaltung, hat für die Stadtverwaltung Geretsried ein modernes Terminmanagementsystem eingeführt. Damit kann die Kommune ihre Mitarbeitenden entlasten und die Zufriedenheit von Bürgerinnen und Bürgern weiter steigern.
Geretsried ist Teil der Metropolregion München und mit 26.000 Einwohnerinnen und Einwohnern die größte Stadt des Landkreises Bad Tölz-Wolfratshausen.
Manuelle Terminplanung mühsam und unübersichtlich
Vor der Einführung von FrontDesk war die Telefonzentrale der Stadtverwaltung oft überlastet, weil Bürgerinnen und Bürger anriefen, um einen Termin zu vereinbaren. Viele Terminwünsche und manuell erstellte Terminlisten machten die Arbeit mühsam, unübersichtlich und schlecht planbar. Die Mitarbeitenden in der Verwaltung mussten ihre Arbeit unterbrechen, um Gäste abzuholen. Immer wieder warteten Sie dabei vergeblich, weil diese den Termin versäumten.
Transparentes Terminmanagement erleichtert es allen Beteiligten
Heute können Bürgerinnen und Bürger komfortabel online genau den Termin aus den Vorschlägen des Systems auswählen, der für sie am besten passt. Durch die Verzahnung mit der Website der Stadt werden sie auch über mitzubringende Unterlagen informiert. Falls verfügbar, wird auch die Möglichkeit zur Online-Abwicklung angeboten, so dass der Besuch im Amt ganz entfallen kann. Mit einer Nachricht per SMS oder E-Mail werden sie an den bevorstehenden Termin erinnert. Vor Ort zeigen Informationsbildschirme an, welcher Mitarbeiterplatz gerade frei ist.
Mit Einführung der Lösung ist die Zahl der Anrufe bei der Stadtverwaltung Geretsried stark zurückgegangen und die Telefonzentrale somit nicht mehr überlastet. Die Mitarbeitenden profitieren von einer besseren Zeitplanung und ausgewogenen Besucherströmen. „Wir haben weniger Belastung und können mit der Zeit viel effizienter umgehen“, zeigt sich Thomas Habermann, Stabsstellenleiter Informationstechnik bei der Stadt Geretsried, begeistert. „Man muss keine Überstunden mehr machen, weil es keine Warteschlangen mehr gibt, und ein Drittel der Bürgerinnen und Bürger wird sogar vor dem offiziellen Termin bedient.“
Schnelle Einführung und einfache Pflege
In der Evaluierung verschiedener Terminmanagementsysteme überzeugte FrontDesk durch Übersichtlichkeit, einfache Pflege und Bürgerfreundlichkeit durch einfache Bedienung. Nach der Einführung der Hardware und einer Schulung durch FrontDesk fühlte sich das Team in der Stadtverwaltung innerhalb kürzester Zeit gut auf die Systemumstellung vorbereitet. „Das Onboarding war vorbildlich. Wir haben das Ganze innerhalb von zwei Tagen erledigt, inklusive Schulung. Das habe ich so nicht erwartet, es hat wirklich funktioniert“, erklärt Habermann.
Mittlerweile kann die interne IT alle Änderungen und Ergänzungen am System selbstständig vornehmen. Das reicht von der Anzahlverwaltung der buchbaren Termine, über die Mitteilung wichtiger Informationen zu den Terminen bis zum Gesamtüberblick über das Terminmanagement in den verschiedenen Abteilungen. Als besonders nützlich empfindet Habermann zudem die Statistikübersicht des Systems, die einen Überblick darüber gibt, welche Termine besonders häufig oder selten gebucht werden.
„Wartezeiten wurden drastisch verkürzt, die Verwaltung kann effizienter arbeiten und die Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger ist deutlich gestiegen – so profitieren alle Seiten von modernem Termin- und Besucherstrommanagement“, sagt Jan Behrenbruch, Regional Director and eGovernment Advisor bei FrontDesk.
Ausführliche Fallbeispiele zur Optimierung von Terminmanagement und Besucherstrom finden Sie hier: https://frontdesksuite.com/de/kunden/
Mehr Informationen zur besten Software für die Online-Terminvergabe und Steuerung von Besucherströmen in der öffentlichen Verwaltung: https://frontdesksuite.com/de/
FrontDesk Queue Management Systems (FrontDesk) ist eine innovative, intuitive und einfach zu bedienende Softwareplattform für die Verwaltung von Terminen, Warteschlangen und Kundenströmen in der öffentlichen Verwaltung. Die Lösung beseitigt Wartezeiten, erzeugt positive Kundenerlebnisse und verbessert das Engagement der Mitarbeitenden. Zu den Kunden von FrontDesk gehören zahlreiche Kommunalverwaltungen, Arbeitsagenturen und Gesundheitscenter. Mehr als 10 Millionen Bürgerinnen und Bürger profitieren bereits von einfacher Terminvergabe und optimierten Besucherströmen. Das Unternehmen wurde 2011 in Dänemark gegründet und hat weitere Standorte in Deutschland, Kanada und den USA. www.frontdesksuite.com
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Bildquelle: Quelle: Stadt Geretsried
