Nach erfolgreicher Testphase weitet Lindner Hotels AG mit Hilfe von hivr.ai die softwaregestützte Automatisierung seines Tagungsgeschäfts auf Veranstaltungshäuser aus.
Die Eventbranche ächzt unter den Folgen zweier Krisenjahre: Das Tagungsgeschäft kam durch Covid-19 zum Erliegen und viele Mitarbeiter wanderten in andere Branchen ab. Kaum zog die Nachfrage wieder an, explodierten die Kosten für Energie, Material sowie Personal und allerorts fehlen Fachkräfte. Lindner will sein Tagungsgeschäft nun zurück in die Gewinnzone bringen und setzt dabei auf die Software-Lösung von hivr.ai. Als eine der ersten deutschen Hotelketten nutzt das Unternehmen die Digitallösung ab 2023 in Häusern, die auf Events fokussiert sind.
Ein Optimierungsprozess, der im Veranstaltungsbereich dringend notwendig sei, so Felix Undeutsch, Co-Founder von hivr.ai. „Die Coronakrise hat uns vor Augen geführt, was die Tagungsbranche über Jahre versäumt hat: die Nutzung digitaler Möglichkeiten. hivr.ai setzt hier an und unterstützt Hotels dabei, mit weniger Personal und Aufwand mehr Veranstaltungsgeschäft zu stemmen, anstatt sich selbst durch Kapazitätsreduktion auszubremsen.“ Dazu sammelt die Software, die ins eigene Hotelsystem integriert werden kann, eingehende Meeting-Anfragen über verschiedene Tagungsportale hinweg, berechnet Raumverfügbarkeiten sowie Umsatzpotenzial und erstellt automatisierte Angebote mit dynamischer Bepreisung. Alexandra Weber, Corporate Sales Director MICE bei der Lindner Hotels AG, sieht nach der Testphase einen enormen Mehrwert: „Durch den Einsatz von hivr.ai sparen wir wertvolle Zeit im Angebots- und Buchungsprozess. Die gewonnene Zeit investieren wir dann in eine intensivere Kundenbetreuung und das strategische Arbeiten“.
Gastgewerbe: Wirtschaftliche Schieflage durch Arbeitskräftemangel
Lindner setzt die Lösung aktuell in neun Häusern ein und wird sie sukzessive auf all seine Tagungshäuser ausweiten. „Dementgegen arbeiten viele andere Hotels immer noch manuell, übertragen Daten händisch in Hotelsysteme und ermitteln Preise nach Bauchgefühl“, so Undeutsch. „Diese Arbeitsweise ist nicht nur sehr ineffizient und birgt wirtschaftliche Risiken, sie ist mit Blick auf 125.000 fehlende Fachkräfte im deutschen Gastgewerbe auch ein nicht zu bewältigender Kraftakt.“ Tatsächlich hat jedes dritte Hotel im Zuge von Covid-19 dauerhaft Personal reduziert, während der Tagungsmarkt seit Mitte 2022 wieder Vorkrisen-Niveau erreicht.
Kleinveranstaltungen dominieren den Tagungsmarkt
Die aktuelle Struktur des Tagungsmarktes macht den Einsatz von softwaregestützten Buchungslösungen besonders effizient, denn drei von vier Tagungen haben weniger als 30 Teilnehmer und sind somit bei ähnlichem Buchungsaufwand deutlich margenschwächer als Großveranstaltungen. Diese Erfahrung macht man auch bei Lindner. „Gerade im Bereich kleiner, standardisierter Events wie Seminaren, Schulungen und Board-Meetings liegen wir bereits über dem Anfrageniveau von 2019. Ohne Automatisierung ist ein effizienter Arbeitsablauf hier künftig nicht mehr zu gewährleisten“, so Weber und ergänzt. „Auch sehen wir im Einsatz von Arbeitsmitteln, die die Automatisierung vorantreiben, eine klare Motivation für Mitarbeiter, da einige, der sich ständig wiederholenden Standardprozesse wegfallen.“ Die Automatisierung wichtiger Prozessschritte wie Kapazitätsprüfung, Datenübertragung oder Angebotserstellung sei somit für Lindner ein weiterer Schritt, um auch künftig kompetente, motivierte Mitarbeiter im Tagungsbereich zu halten und zu finden.
Unterdessen dürfte der Siegeszug von Meetings und kleinen Tagungen in den kommenden Jahren unvermindert weitergehen, „denn mit wachsender Work-from-Home-Tätigkeit steigt auch der regelmäßige, persönliche Abstimmungsbedarf zwischen Mitarbeitern“, weiß Undeutsch. „Kein Video-Call der Welt ersetzt den persönlichen Austausch, gerade bei kreativen oder komplexen Themen wird dies immer wichtiger.“
Seit Markteinführung wird hivr.ai als „Software as a Service“ im Rahmen einer monatlichen Abonnementgebühr zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen gibt es unter https://www.hivr.ai/.
hivr.ai wurde im Oktober 2019 von vier Expedia-Veteranen mit Unterstützung von vier weiteren Software-Entwicklern gegründet, die jeweils langjährige Erfahrung bei Branchenführern im Technologie- und Veranstaltungssegment mitbringen. Das Team arbeitet seit vielen Jahren in verschiedenen Travel-Technology-Projekten zusammen, um Software- und Plattformprodukte in verschiedenen Gebieten einzuführen. hivr.ai wird als „Software as a Service“ im Rahmen einer monatlichen Abonnementgebühr zur Verfügung gestellt.
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