Unkomplizierter Zugriff auf 300 Millionen Dokumente
Neu-Isenburg, 24. Mai 2023 – Zusammen mit der KGS Software GmbH hat die WWK Lebensversicherung ein ausfallsicheres Archiv inkl. Desaster Recovery-Szenario mit drei räumlich getrennten Rechenzentren aufgebaut. Ziel ist die Verbesserung der Flexibilität beim Zugriff auf die Archivdaten sowie die Senkung der Supportkosten.
Versicherungsverträge laufen mitunter über viele Jahrzehnte und dementsprechend müssen sie revisionssicher und Bafin-konform archiviert werden. Dabei setzte man in der Vergangenheit bei der WWK Lebensversicherung auf drei Dell ECS-Systeme.
Ein Konglomerat aus veränderten Anforderungen führte schließlich dazu, dass sich die WWK von ihrem alten Konzept verabschiedete und auf den schlanken Archivansatz der kgs und dessen Content Server wechselte. Die größte Herausforderung dabei war, dass die Migration parallel zum Geschäftsbetrieb verlaufen sollte, ohne dass dieser unterbrochen wird. Deshalb entschied man sich für eine Doppelstrategie: Während das neue Kundeninformationsportal bereits von kgs bedient wurde, waren alle restlichen Applikationen noch mit dem alten Archiv verbunden. Da die Versicherung gemäß ISO27001 nach BSI-Grundschutz zertifiziert ist und das Migrationsverfahren protokolliert wurde, war damit auch den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer genüge getan.
Diese „intelligente Archivierung“ basiert auf ArchiveLink® und ist in der Lage, die verschiedensten Fachanwendungen mit der Archivierungslösung zu verbinden. Die WWK kann daher weit mehr als nur Dokumente und Daten aus dem Kunden- und Vertriebsinformationsportal im kgs Archiv tia® ablegen bzw. darin recherchieren. Es ist auch möglich Protokolldateien bzw. System-Logs aus diversen Systemen sowie Dokumente aus der Portallösung BiPro, einer Software über die Vertriebspartner der WWK Lebensversicherung mit Informationen versorgt werden, einzubinden.
Archivzugriff aus neuen Webportalen
Alle Archivanfragen der Webportale werden seit der Umstellung an einen kgs eigenen WriteCache Server weitergeleitet, der vor dem eigentlichen Archiv installiert ist. Dieser kommuniziert nicht nur mit den Portalen, sondern auch direkt mit weiteren WWK-Anwendungen, etwa SAP. Doch wenn die Versicherung auch ihr gesamtes Kerngeschäft der Policen-Verwaltung über eine eigenentwickelte Branchensoftware betreibt, wird SAP nach wie vor für das Management von Eingangsrechnungen und Personaldaten verwendet. Das Dokumentenmanagementsystem wird allerdings benötigt, um Dokumente mit Metadatensätzen aus der versicherungswirtschaftlichen Kernanwendung zu indexieren und im Archiv abzulegen.
Auch der tia® Document Router ist Teil der Archivlösung der WWK. Ihn nutzte die Versicherung bereits vor der großen Archivmigration, um gescannte, indizierte Objekte von einem Laufwerk zu lesen und dann über SAP abzulegen. Zur Anzeige von Dokumenten im SAP-Bereich wird heute erfolgreich der tia® H5 Viewer eingesetzt.
Die KGS Software GmbH mit Hauptsitz in Neu-Isenburg bei Frankfurt am Main ist für Top-Unternehmen weltweit seit über 20 Jahren der digitale Archivspezialist. Daten und Dokumente aus SAP sowie Dokumente aus anderen führenden Applikationen werden mittels performanter, schlanker Software migriert und archiviert. Unter dem Brand „tia®“ – the intelligent archive – vereint der Archivhersteller seit 2020 alle KGS Produktmodule zu einer gemeinsamen Vision des intelligenten Dokumentenarchivs. tia® steht für autonome Archivierung, ist anschlussfähig an beliebige Anwendungen, Speicherlösungen und Cloudtechnologien und bietet Unternehmen den Single Point of Truth (SPoT) für den Zugriff auf Dokumente. Seit 2005 zertifiziert KGS für die SAP weltweit ArchiveLink® und ILM-Schnittstellen und ist globaler SAP Value Added Solutions Partner. Weitere Informationen unter: www.kgs-software.com
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