Ab dem Jahr 2025 wird die Einführung der E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Die Bundesregierung plant, dass Unternehmen ab 2025 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen, und ab 2026 sollen sie auch in der Lage sein, diese zu erstellen und zu versenden. Diese Entwicklung hat weitreichende Auswirkungen auf die Unternehmen im Land.
Einige Betriebe arbeiten bereits erfolgreich mit E-Rechnungen, insbesondere wenn sie Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Hand unterhalten (B2G), wo die Verwendung elektronischer Rechnungen bereits seit einiger Zeit obligatorisch ist. Diese Unternehmen berichten von erheblichen Vorteilen für sowohl Absender als auch Empfänger. Mit der richtigen Software können viele manuelle Schritte in der Rechnungsverarbeitung elektronisch abgewickelt werden.
Um den Betrieben bei dieser Umstellung zu helfen, wären einige Maßnahmen hilfreich:
-Eine gestaffelte Einführung der E-Rechnungspflicht je nach Unternehmensgröße.
-Die Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Software.
-Ein kostenfreies Tool, das auch mobil über eine App genutzt werden kann.
-Öffentliche Förderprogramme zur Verbesserung der digitalen Infrastruktur in den Unternehmen.
-Weitere Entlastung bei den Melde-, Aufzeichnungs- und Archivierungspflichten.
-Die Möglichkeit, Rechnungen an Privatkunden per E-Mail oder auf Papier zu versenden.
-Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen, beispielsweise für Einkäufe im Supermarkt oder beim Bäcker.
-Die Einführung eines hybriden (lesbaren) Rechnungsformats als Standard.
Es ist wichtig zu betonen, dass E-Rechnungen keine einfachen PDF-Dokumente sind. Bei E-Rechnungen werden die Rechnungsdaten strukturiert an den Empfänger übermittelt und ähneln optisch einer HTML-Seite im Internet. Der Empfänger kann diese Daten mithilfe geeigneter Software in seine Buchhaltung integrieren.
Unternehmen, die bereits mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, sind mit diesem Prozess vertraut und laden ihre E-Rechnungen oft in speziellen Portalen hoch. Allerdings haben sich in einigen Branchen, wie dem Bauwesen im B2G-Bereich, Schwierigkeiten ergeben, da die aktuellen Formate die besonderen Anforderungen von Baurechnungen noch nicht ausreichend berücksichtigen.
In Deutschland sind die bekannten Formate für E-Rechnungen die „XRechnung“ und das „ZUGFeRD-Format“, beide basieren auf der Norm CEN 16931. Das ZUGFeRD-Format stellt eine hybride Lösung dar, die den Datensatz für den Empfänger lesbar macht und wie eine herkömmliche Rechnung aussieht. Besonders kleine und mittlere Handwerksbetriebe benötigen in der Anfangsphase ein solches Format, um die Umstellung erfolgreich bewältigen zu können.
Die Möglichkeit des Rechnungsversands und -empfangs per E-Mail mit kostenloser Software oder einer App sowie die Berücksichtigung branchenspezifischer Anforderungen sind weitere wichtige Aspekte, die vorbereitet werden müssen. Es bleibt nicht viel Zeit bis zur Einführung, und das Projekt ist daher sowohl für den Gesetzgeber als auch für die Unternehmen eine ambitionierte Herausforderung.
Darüber hinaus plant die Bundesregierung voraussichtlich ab dem Jahr 2028 die Einführung eines einheitlichen elektronischen Einzelumsatz-Meldeverfahrens. Dies soll dazu dienen, Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und das Steuerverfahren zu digitalisieren. Deutschland plant, ein solches Meldesystem sowohl für grenzüberschreitende als auch nationale Geschäfte einzuführen, aber der Start hängt von einem Vorschlag der EU ab. Der geplante Startpunkt für dieses Meldeverfahren sowohl national als auch europaweit ist das Jahr 2028. Dies bedeutet, dass in den kommenden Jahren weitere umfangreiche IT-Projekte auf die Unternehmen zukommen werden.
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