Die Arbeit als Trainer, als Trainerin macht Spaß. Sie ist jedoch auch herausfordernd. Zum Beispiel die Kunst der Zeitplanung. Vor allem dann, wenn Sie die Teilnehmenden in Ihren Trainings zum Lernen, Üben, Ausprobieren und Nachdenken anregen wollen. Je interaktiver Ihr Seminar, je mehr die Teilnehmenden selbst aktiv werden, desto spannender wird die Frage: „Wie lange dauern die einzelnen Schritte?“
Harald Groß, ein erfahrener Didaktik-Experte, stellt in seinem Beitrag „Train-the-Trainer Tipps für die Zeitplanung Ihres Seminares“ vier hilfreiche Strategien vor, um eine gelingende Zeitplanung zu ermöglichen.
Tipp 1: Schätzen Sie kleinteilig
Wenn Sie unsicher sind, wie lange bestimmte Phasen Ihres Seminares dauern, ist es hilfreich, diese in möglichst kleine Segmente zu unterteilen. Die aufgeteilten Sequenzen lassen sich einfacher zeitlich einschätzen. Je detaillierter Sie die möglichen Zeitschritte im Blick haben, desto genauer können Sie Ihr Zeitgefühl trainieren. Oft werden die kleinen Übergänge, wie Gruppen bilden, Arbeitsmaterial holen oder Diskussionen, bei der Zeitplanung unterschätzt.
Tipp 2: Trainieren Sie Ihr Zeitgefühl
Analysieren Sie die tatsächliche Dauer der einzelnen Seminarteile. Halten Sie Ihr Drehbuch mit den geschätzten Zeiten bereit, wo Sie – unbeobachtet von Ihren Teilnehmern – die Zeiten direkt vergleichen können. Notieren Sie treffsichere Schätzungen und markieren Sie die Stellen, an denen Sie mehr Zeit benötigt haben. Diese Erfahrungen können Sie direkt in Ihre nächste Seminarplanung mit aufnehmen und berücksichtigen. Über die Jahre werden Sie so immer sicherer. Irgendwann können Sie aus dem Bauch heraus recht treffsicher sagen, wie lange bestimmte Schritte mit bestimmten Gruppengrößen dauern …
Tipp 3: Entwickeln Sie Kurz- und Langversionen
Trotz einer sehr detaillierten Planung wird es in der Praxis immer wieder zeitliche Abweichungen geben. Mal dauert eine Diskussion länger, oder eine Übung beansprucht mehr Zeit. Wenn Sie für Ihr Vorhaben schon bei der Planung verschiedenen zeitlichen Versionen erstellen, können Sie diese je nach vorhandener Zeit abrufen. Damit können Sie elegant durch Ihr Seminar steuern. Mit welcher Variante Sie um Punkt 17:00 Uhr zum Ende kommen, bleibt Ihr Geheimnis.
Tipp 4: Geben Sie Orientierung mit einem Ablaufplan
Ein sichtbarer Ablaufplan für Ihre Teilnehmer hat viele Vorteile. Die Teilnehmer sind über den groben Ablauf Ihrer Veranstaltung informiert und erfreuen sich über eine gute Orientierung. Zudem können sich alle Lernenden auf die Inhalte konzentrieren und müssen sich keine Gedanken machen, was als nächstes ansteht. Diese Vorgehensweise unterstützt das konzentrierte gemeinsame Lernen positiv.
Der sichtbare Ablaufplan kann aber auch herausfordernde Nebeneffekte haben. Sollten Sie ab einen gewissen Punkt feststellen, dass Sie mit Ihren Inhalten nicht rechtzeitig fertig werden, obwohl es auf Ihrem Ablaufplan geschildert ist, kann das unnötigen Zeitdruck auslösen. Nun können Sie entweder schneller sprechen oder die Teilnehmer informieren, dass nicht alle Themen bearbeitet werden können – beides nicht optimal.
Machen Sie es geschickter: Nutzen Sie den schwäbischen Fahrplan.
Extratipp: Schwäbischer Fahrplan
Planen Sie stets detailliert Ihre Seminareinhalte, geben Sie diese aber nicht komplett auf Ihrem Ablaufplan preis. Formulieren Sie vage. So schaffen Sie sich Spielraum für entspannte Kurse, ohne in Erklärungsnot zu geraten. Ein hoch auf die sparenden Schwaben.
Hier noch einmal alle Tipps auf einen Blick:
Tipp 1: Planen Sie kleinteilig
Tipp 2: Trainieren Sie Ihr Zeitgefühl
Tipp 3: Entwickeln sie Kurz- und Langversionen
Tipp 4: Geben Sie Orientierung mit einem Ablaufplan
Extratipp: Schwäbischer Fahrplan
Ist etwas dabei, was Sie bei Ihrer Zeitplanung unterstützt? Wenn Sie mehr praktische Hilfen für Ihre Seminargestaltung suchen, ist die Train the Trainer Ausbildung mit Harald Groß in Berlin vielleicht das Richtige für Sie.
Ausführliche Informationen finden ebenfalls in dem Buch: Lernwirksame Seminare durchführen und entwickeln.
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