Seit den Zeiten eines Konrad Zuse in den 1940er-Jahren hat sich im digitalen Bereich viel getan. Die ersten Rechner waren Ungetüme mit der Größe und dem Gewicht eines Einfamilienhauses. Was vor rund 70 Jahren mit tausenden Röhren und faustgroßen Relais begann, ist auf wahrlich handliche Formate geschrumpft. Ein herkömmliches Smartphone von heute wäre im Vergleich den Riesen der frühen Computervergangenheit um das Hundertfache überlegen. Von der Software ganz zu schweigen. Von der Lochkarte des vergangenen Jahrhunderts hin zu Anwendungen des 21. Jahrhundert wie Paperoffice, die das Verwalten von digitalen Daten sicher und funktionell macht.
Algorithmen sind die entscheidenden Bestandteile jeder modernen Software. Dazu gehört fast immer ein Such-Algorithmus, der je nach Funktion der Software einen mehr oder weniger hohen Stellenwert besitzt. Bei einem Datenmanagementsystem wie Paperoffice hat der Such-Algorithmus einen besonders hohen Stellenwert.
Paperoffice Live-Stichwortsuche
Was nützt eine Software zur Datenverwaltung, wenn die zu verwaltenden Daten auf dem Rechner oder dem NAS Server nur schwer zu finden sind oder es eine gefühlte Ewigkeit dauert, bis sie auf dem Bildschirm angezeigt werden?
Bei der Live-Stichwortsuche von Paperoffice können sich die Anwender darauf verlassen, dass die Suche nach bestimmten Dokumenten Ergebnisse fast in Lichtgeschwindigkeit ergibt.
Doch was ist die Live-Stichwortsuche in Paperoffice?
Die DMS Paperoffice besitzt eine integrierte Suchmaschine, mit einfacher Stichwortsuche, aber auch einer erweiterten Suche, die es ermöglicht, anhand zusätzlicher Parameter ein bestimmtes Dokument in den Datenbanken zu finden.
Auch andere Software-Produkte verfügen über Such-Funktionen, wobei diese jedoch in der Regel die gespeicherten Daten auf einer Festplatte oder andere Datenträgern hintereinander nach dem Suchwort durchforsten. Mit einer steigenden Datenmenge, die heute bei nicht wenigen Firmen oft schon in den Terrabyte-Bereich hineingeht, dauert eine derartige Suche ihre Zeit. Doch Zeit ist Geld und deswegen besitzt Paperoffice eine Suchmaschine mit einem intelligenten Hochleistungsalgorithmus. Damit werden alle bestehenden Quellmedien zeitgleich abgefragt.
Das funktioniert dank einer entsprechenden Text-Indexierung. Bereits bei der Neuaufnahme von Dokumenten, Bildern, Unterlagen, Notizen oder anderen Inhalten mittels Scanner oder direkt von der Festplatte in die Datenbank von Paperoffice erfolgt eine sogenannte Rohtextzerlegung. Über die hervorragende OCR-Texterkennung von Paperoffice werden alle erfassten Wörter in Silben und Einzelwörter zerlegt, auch zusammengesetzte Wörter wie etwa „Eisenbahn“. Im nächsten Schritt wird jede Silbe und jedes Wort in ein alphabetisches Register eingetragen und mit dem jeweiligen Dokument verlinkt. Wenn nun ein Suchwort eingegeben wird, geht der Algorithmus zuerst in das Register und ruft daraus alle passenden Links gleichzeitig auf.
Genauer im Detail
Ein häufig verwendetes Suchwort, wie etwa „Rechnung“ wird eine entsprechende Menge an Suchergebnissen bringen. Damit hier noch gezielter gesucht werden kann, bietet die erweiterte Suche von Paperoffice die Möglichkeit, weitere Stichworte hinzuzufügen. Um es dem oder der Nutzerin richtig bequem zu machen, bietet die Paperoffice Live-Stichwortsuche eine automatische Vorschau der Dokumente, die in der jüngeren Vergangenheit schon einmal aufgerufen wurden. Sehr oft erübrigt sich dann die Suche und die Bearbeitung der Unterlagen, die vielleicht am Vortag begonnen wurde, kann nahtlos weitergehen.
Paperoffice bereitet der Papierflut in den Büros ein Ende genauso wie der zeitfressenden Suche nach Unterlagen.
