Viele Kunden vertrauen bei der Oracle Lizenzberatung zunächst einem SAM-Tool. Doch kann man sich darauf auch verlassen. Lesen Sie, was ein SAM-Tool bei der Oracle Lizenzberatung nicht kann.
Nahezu jedes Unternehmen, das über signifikante Mengen an Softwareverträgen verfügt, hat in den letzten Jahren ein Software Asset Management Tool (SAM-Tool) eingeführt, um die Verträge zu managen. Mit Blick auf den Hersteller Oracle ist das Ergebnis immer noch ernüchternd, und Kunden sind oft von den Ergebnissen enttäuscht. Zudem erleben viele Kunden vor allem im Oracle Audit (auch Oracle Lizenzaudit oder Oracle License Review genannt) deutliche Überraschungen. Der Oracle Audit-Abschlussbericht weicht oft signifikant von der Lizenzbilanz des eigenen SAM-Tools ab. Die Folge sind dann oft hohe Nachzahlungen im Oracle Audit.
Viele Kunden vertrauen in Sachen Oracle Lizenzberatung auch den durch Oracle verifizierten Tools. Hier hat es aufgrund von Übernahmen einige Veränderungen gegeben, wie zum Beispiel Nova Ratio, welches von Brainware übernommen worden war, die aber ihrerseits mittlerweile zu Flexera gehört. Easyteam aus Frankreich ging an Aspera und Teile von Hewlett Packard an Micro Focus. Die derzeit verifizierten Tools in Sachen Oracle Lizenzberatung sind Aspera, iQuate, Lime, Micro Focus und Flexera.
Trotz Tool Oracle Lizenzberatung unersetzlich
Mit Blick auf die Website von Oracle LMS erkennen Kunden – aufmerksames Zwischendenzeilenlesen angewandt- schnell, warum der Auditbericht oft abweicht. Die zuvor genannten Tools sind lediglich für die Datensammlung verifiziert und das auch nur für bestimmte Produkte. Dies sind Oracle Datenbankprodukte und die zugehörigen Optionen, jedoch keine anderen Oracle Produkte. Vor allem die Analyse der gewonnen Daten bleibt Hoheitsgebiet von Oracle LMS. An dieser Stelle wird bereits klar, dass eine unabhängige Oracle Lizenzberatung unverzichtbar ist.
Die unabhängigen Experten von ProLicense begleiten ihre Mandanten bei der Erstellung der richtigen Lizenzbilanz und liefern im Rahmen der Oracle Lizenzberatung auditsichere Ergebnisse. In der langjährigen Beratungspraxis sind vor allem fünf Fakten aufgefallen, die ein SAM Tool bei der Oracle Lizenzberatung nicht kann.
Top5-Punkte, die ein SAM-Tool nicht kann
Die Punkte sind im Einzelnen:
1. Oracle Audit verhindern oder verschieben
2. Kundendefinition optimieren
3. Individuelle Klauseln abbilden
4. Unabhängige Vertragsanalyse
5. Optimale Vertragsverhandlung
Weder ein verifiziertes SAM-Tool, noch andere Tools, sind in der Lage Oracle Audits zu verhindern oder zu verschieben. Wieder hilft ein Blick auf die Website von Oracle LMS. Hier wird noch einmal deutlich gemacht, dass der Einsatz solcher Tools kein Oracle Audit ersetzt. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass Software Audits oft mit den richtigen Mitteln der Verhandlung verhindert, verschoben oder mindestens abgemildert werden können.
Ein häufiger Knackpunkt in Oracle Audits ist die Kundendefinition. Gerade in dynamischen Unternehmen mit M&A-Aktivitäten ist dies sehr wichtig. Im Laufe der Jahre verändern sich Unternehmen und oft sind übernommene Unternehmen oder Neugründungen nicht von der Kundendefinition erfasst. Hier muss dann im Rahmen einer Oracle Lizenzberatung mit dem Hersteller nachverhandelt werden. Aber auch bei Vertragsabschluss ist es sehr wichtig hier gleich die richtigen Klauseln zu verhandeln.
Gerade in größeren Unternehmen finden sich oft individuelle Klauseln in den Lizenzverträgen, wie zum Beispiel abgeänderte Metriken. Tools sind jedoch lediglich in der Lage, Standardverträge abzubilden.
Ebenso verhält es sich mit der eigentlichen Vertragsanalyse. Viele Fragen müssen geklärt werden: z.B. Für welche Standorte sind die Lizenzen nutzbar? Oder: Sind Vertragsinhalte bei mehreren Verträgen aus verschiedenen Jahren identisch oder nicht? Viele Fragen verändern sich auch im Laufe der Jahre oder oft sind Lizenzen nur unter SAP nutzbar (restricted use). Dies wird gelegentlich vergessen und das Tool bildet dies auch nicht ab. Kunden verschieben dann intern Lizenzen, die so aber nicht nutzbar sind. Zudem Muss eine unabhängige Oracle Lizenzberatung klären, welche Vertragsdokumente überhaupt für den Kunden gelten. Ein SAM Tool kann nicht klären, welche Policies und Richtlinien von Oracle rechtswirksam in die Verträge einbezogen wurden. Die Gefahr besteht, dass der Kunde mit dem Tool einen Lizenzbedarf errechnet, der gar nicht nötig ist. Sog. „False Positives“ sind keine Seltenheit beim Oracle Lizenzmanagement. Unternehmen kaufen dann also Lizenzen, die sie gar nicht benötigen, weil sie dem eingesetzten Tool vertrauen.
Letztendlich hilft ein SAM-Tool nicht dabei, den besten Preis für die Oracle Lizenzen zu finden. „Bei unserer unabhängigen Oracle Lizenzberatung helfen wir unseren Mandanten das Optimum herauszuholen“, so Christian Grave, Geschäftsführer von ProLicense und Spezialist für das Oracle Lizenzmanagement. „Wir agieren absolut unabhängig und arbeiten erfolgsbasiert. So sitzen wir mit unseren Mandanten in einem Boot und geben alles, um den Preis so weit es geht zu drücken“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer bei ProLicense und Spezialist für Oracle Audits. Ein automatisiertes Tool liefert Anhaltspunkte für den Bedarf eines Kunden, kann aber insgesamt eine unabhängige Oracle Lizenzberatung nur ergänzen. Gerade für eine erfolgreiche Verhandlung benötigt man sehr viele Argumente und sehr viel Erfahrung. Kein Tool liefert Informationen darüber, ob ein gewährter Discount überhaupt marktgerecht ist. Auf der Website von ProLicense können Kunden mehr über eine unabhängige Oracle Lizenzberatung erfahren:
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Die ProLicense GmbH berät Oracle-Kunden seit Jahren zum einen bei Compliancefragen und zeigt Unternehmen zum anderen Wege auf, wie Softwarekosten signifikant gesenkt werden können. Gerade bei den genannten Audits besitzt ProLicense eine besondere Expertise. Die beiden Gründer von ProLicense (Rechtsanwalt Sören Reimers und Diplom-Kaufmann Christian Grave) haben jeweils mehr als acht Jahre in verschiedenen Positionen bei Oracle gearbeitet und kennen sich in allen Lizenz-Fragen zu Oracle-Software tiefgehend aus. Insgesamt besitzen die Berater von ProLicense kumuliert mehr als 80 Jahre Erfahrung in der Tätigkeit beim Hersteller Oracle. ProLicense ist ein vollständig unabhängiges Beratungsunternehmen, erhält keine Vergütungen von Oracle und bezieht keine Kickbacks von anderen Softwarevertrieben. Die Vergütung der ProLicense GmbH erfolgt in der Regel erfolgsbasiert direkt vom Kunden.
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