Presseverteiler erstellen, aufbauen und pflegen: Der umfassende Leitfaden für erfolgreiche PR-Strategien

Presseverteiler erstellen und aufbauen: Erfolgreiche Strategien für optimale PR-Ergebnisse. Erfahren Sie, wie Sie mit unserer Checkliste und Schritt-für-Schritt-Anleitung Ihren eigenen Presseverteiler professionell aufbauen und mit gezielten Kontakten aus der Medienlandschaft effektiv gestalten.

Gewinnen Sie mehr Aufmerksamkeit in Ihrer Zielgruppe und erreichen Sie Ihre gewünschten Medien und Leserschaften gezielt. Unsere Checkliste führt Sie durch den Prozess der strategischen Auswahl von Kontakten und Branchenexpertise, sodass Sie eine starke Präsenz aufbauen und das Vertrauen der relevanten Akteure gewinnen können.

Durch gezielte Keyword-Optimierung und hochwertigen Content steigern Sie zudem die Sichtbarkeit Ihrer Pressemitteilungen und etablieren Ihren Presseverteiler erfolgreich im Online-Bereich. Nutzen Sie bewährte Tipps und Techniken, um Ihre Reichweite in Ihrer Zielgruppe und Ihrer Branche gezielt zu erhöhen und somit Ihren Einflussbereich nachhaltig zu erweitern. Mit unserer praxiserprobten Anleitung gelingt Ihnen ein effektiver Presseverteiler, der Ihre PR-Aktivitäten auf ein neues Level hebt.

Erfolgreicher Presseverteiler: Grundprinzipien für Aufbau und Gestaltung

Einen erfolgreichen Presseverteiler zu erstellen und aufzubauen, bedarf es einige Grundprinzipien zu beachten.

Um einen funktionierenden Presseverteiler aufzubauen und zuerstellen, ist eine gute Kenntnis der Medienlandschaft unverzichtbar. Sofern diese nicht bereits berufsbedingt vorhanden ist, sollte sie erworben werden, entscheidet sie immerhin weitestgehend über Erfolg und Misserfolg aller sich anschließenden Aktivitäten. Steht der grundlegende Medienschlüssel, so besteht der nächste Schritt im Sammeln von Kontaktdaten und im besten Falle Themenpläne.

Diese informieren über in der Zukunft geplante Schwerpunktthemen und sind sehr nützlich für zeitlich perfekt geplante Marketing-Kampagnen – seien es nun Pressemitteilungen oder auch die Platzierung thematisch passender Werbung. Wer bereits über gute Verbindungen innerhalb der Medienwelt verfügt, kann sich glücklich schätzen, denn er spart viel Zeit und Mühe. Für alle anderen warten nun viel Arbeit und zahlreiche Telefonate sowie weitere Aktivitäten, um den Presseverteiler mit Inhalt zu füllen und auf diese Weise ein funktionierendes Marketing-Instrument zu generieren. Viele Medien verweisen auf Nachfrage an die zentralen Telefonnummern und Email-Anschriften und sagen eine entsprechende Weiterleitung zu. Hiermit ist dem Unternehmen nicht geholfen, da eine persönliche Anrede bei sämtlichen Aktivitäten – insbesondere im Printbereich – unverzichtbar ist.

Als Alternative zur eigenen Recherche haben sich mittlerweile Datenbanken etabliert, die sämtliche benötigten Informationen bereits enthalten. Hier sind allen Anbietern voran Zimpel, der mediATLAS der dpa sowie der Stamm-Verlag zu nennen, die neben den Redaktionskontakten die bereits genannten Themenkataloge enthalten. Grundsätzlich sollte beim Kauf viel Wert auf Aktualität gelegt werden, da die Branche ausgesprochen schnelllebig ist. Diese Aktualität fordert auch in der Folge ständige Aufmerksamkeit, da Kontaktpersonen kommen und gehen und der Presseverteiler ohne entsprechende, fortlaufende Pflege sehr schnell an Aktualität verliert, wodurch er innerhalb kurzer Zeit nahezu wertlos wird. Wer mit professionellen Datenbanken (Journalistendatenbank) arbeitet, kann gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr, die neben der eigentlichen Lizenzgebühr anfällt, auf stets aktuelle Datensätze zurückgreifen und somit sehr viel Zeit sparen, die für die eigentliche Pressearbeit verwendet werden kann.

Die wohl häufigste Frage, wenn man anfängt, sich in der Medienlandschaft anzutasten, lautet: „Wie erstelle ich einen Presseverteiler?“

To-do-Liste zum Erstellen und Aufbauen eines Presseverteilers in nur 5 Schritten:

• Zielgruppe definieren: Bestimme genau, wen du mit deinen Pressemitteilungen erreichen möchtest. Überlege, welche Medien für deine Zielgruppe relevant sind und welche Journalisten oder Redakteure in diesen Medien über thematisch passende Inhalte berichten.
• Relevante Mediendaten sammeln: Nutze Journalistendatenbanken wie Zimpel, Cision, Medius oder Meltwater, um umfangreiche Kontaktdaten von Journalisten und Medien zu erhalten. Diese Datenbanken ermöglichen eine gezielte Suche nach bestimmten Themen und Medien und bieten eine große Auswahl an Kontakten.
• Kontaktaufnahme mit Branchenjournalisten und Redakteuren: Wenn du eine Liste mit relevanten Journalisten oder Redakteuren hast, beginne damit, sie zu kontaktieren. Schreibe ihnen eine persönliche E-Mail oder rufe sie an, um dein Anliegen vorzustellen und dein Interesse an einer Zusammenarbeit zu bekunden.
• Daten archivieren und aktuell halten: Sobald du relevante Mediendaten gesammelt hast, ist es wichtig, diese gut zu organisieren und regelmäßig zu aktualisieren. Verwende Excel oder eine CRM-Software, um die Kontaktdaten zu archivieren und Notizen über bisherige Kontakte oder Veröffentlichungen zu machen.
• Pflege des Verteilers: Halte den Presseverteiler regelmäßig auf dem neuesten Stand. Überprüfe und aktualisiere die Kontaktdaten regelmäßig, um sicherzustellen, dass du immer mit den richtigen Personen in Kontakt bist. Verwende Tools wie Excel, CRM-Software, Journalistendatenbanken oder Newsletter-Programme, um den Verteiler zu verwalten und bei Bedarf Newsletter oder Pressemitteilungen zu versenden.

Eine erfolgreiche Pressearbeit ist ohne einen guten Presseverteiler nicht machbar. Wie bereits dargestellt, wird die Qualität eines Presseverteilers vor allem von zwei Punkten bestimmt: einem umfassendes Redaktionsnetzwerk sowie einer permanenten Pflege, um die in ihm enthaltenen Daten aktuell zu halten.

Ein fachlich diversifizierter Presseverteiler ist unerlässlich, wenn sichergestellt werden soll, dass die verbreitete Information überhaupt vom entsprechenden Redakteur gelesen wird. Beispielsweise wird kein Mode-Redakteur eine Meldung über landwirtschaftliche Maschinen lesen, geschweige denn in seinem Medium veröffentlichen.

Jeder Redakteur ist darauf bedacht, seine Zielgruppe mit relevanten Informationen zu versorgen, weshalb sich der Versender einer Pressemitteilung stets fragen sollte, ob diese in den Fachbereich seiner Adressaten hineinpasst.

Die Aktualität des Presseverteilers ist ebenso wichtig wie die fachliche Ausrichtung. Können Pressemitteilungen den Redakteur, an den sie gerichtet sind, nicht erreichen, erfolgt in aller Regel keine Veröffentlichung.

Kaum ein Medium macht sich die Mühe, diese innerhalb des Hauses zu verteilen, nicht zuletzt, weil dies aufgrund der Vielzahl der täglich eingehenden Meldungen ein Unterfangen wäre, das sowohl zeitliche als auch personelle Kapazitäten der Verlage überfordern würde. Aus diesem Grund sollte der Presseverteiler in regelmäßigen Abständen darauf überprüft werden, ob a) das avisierte Medium noch aktiv ist und b) der Redakteur nach wie vor seine Position innehat oder aber ein personeller Wechsel stattgefunden hat. Im Online-Bereich profitiert das Unternehmen, das eine Pressemitteilung veröffentlichen möchte, von der Öffentlichkeit der teilweise kostenlosen Presseportale.

Das A und O eines erfolgreichen Presseverteiler ist immer die Kontaktdaten aktuell zu halten. Wie Ansprechpartner, Anschriften der Zeitung, Redakture nach Themenbreiche, Telefon, Fax, Email.

1. Medium: Erfasse die verschiedenen Medienarten wie Internet, Print, Hörfunk, Fernsehen usw. Notiere, welche Medien für deine Pressemitteilungen relevant sind.
2. Reichweite: Sortiere die Kontaktdaten nach der Reichweite der Medien. Unterscheide zwischen überregionalen Zeitungen, regionalen Zeitungen, Fachzeitschriften und lokalen Medien, um gezielt diejenigen anzusprechen, die eine größere Leserschaft erreichen.
3. Zielgruppe: Definiere die Zielgruppe für deine Pressemitteilungen. Überlege, welches Publikum die einzelnen Medien ansprechen und welches Interesse diese Zielgruppe an deinen Themen hat. Passe deine Auswahl entsprechend an.
4. Thematische Zuordnung: Ordne die Kontaktdaten nach Fachrichtungen wie Wirtschaft, Unterhaltung, Computer, Medizin usw. Dadurch kannst du gezielt diejenigen Journalisten ansprechen, die sich mit den relevanten Themenbereichen beschäftigen.
5. Erscheinungsweise: Berücksichtige die Erscheinungsweise der Medien, zum Beispiel tägliche Zeitungen, wöchentliche Zeitschriften oder Online-Portale. Dies hilft dir, den richtigen Zeitpunkt für den Versand deiner Pressemitteilungen festzulegen und sicherzustellen, dass sie zur richtigen Zeit bei den Journalisten ankommen.

Darüber hinaus ist es wichtig, die Kontaktdaten regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind. Achte auch darauf, dass die Ansprechpartner, Anschriften der Zeitungen, Redaktionen und Kontaktdaten wie Telefon, Fax und E-Mail korrekt erfasst sind.

Zielgerichtet Informationen publizieren: Auch hier ist ein Presseverteiler unverzichtbar, um zielgerichtet Informationen zu transportieren. Allerdings kommt den Redaktionen meistens keine Bedeutung zu, da Pressemitteilungen über die Portale beziehungsweise Social Media – in manchen Fällen nach vorheriger Qualitätskontrolle – direkt veröffentlicht werden und in der Folge für jeden Interessierten zugänglich. Um die Informationen zu lesen, muss kein Medium erworben werden. Vielmehr gelangen potentielle Interssenten über in die Suchleiste eingegebene Begriffe direkt zur Pressemitteilung, wobei die Presseportale sich in ihrer Reichweite erheblich voneinander unterscheiden können. Auch im Fall von Online-PR ist es von großer Wichtigkeit, dass der Presseverteiler die Online-Dienste und -Portale enthält, die über die gewünschte Leserschaft verfügen, da nicht nur die Kunden selbst über diesen Weg erreicht werden, sondern darüber hinaus mögliche neue Pressekontakte.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Aufbau und die Erstellung eines Presseverteilers von großer Bedeutung sind, um zielgerichtet Informationen zu publizieren und potenzielle Interessenten zu erreichen. Ein gut gepflegter und aktueller Presseverteiler ermöglicht es, gezielt relevante Journalisten, Redakteure und Medien zu kontaktieren. Dabei ist es wichtig, die Zielgruppe zu definieren, relevante Mediendaten zu sammeln und Kontaktdaten wie Ansprechpartner, Anschriften, Telefonnummern und E-Mails zu erfassen. Die Sortierung nach Medium, Reichweite, thematischer Zuordnung und Erscheinungsweise erleichtert die gezielte Ansprache. Es ist essentiell, den Presseverteiler regelmäßig zu pflegen, die Kontaktdaten aktuell zu halten und neue potenzielle Pressekontakte zu erschließen. Mit einem gut strukturierten und gepflegten Presseverteiler kann die Verbreitung von Pressemitteilungen und Informationen effektiv gesteuert werden, um eine größere Reichweite und Sichtbarkeit zu erzielen.

Presseverteiler als wichtigstes Werkzeug: Erfolgreich Journalisten und Redaktionen gezielt ansprechen und informieren

Ein Presseverteiler ist ein wichtiges Werkzeug, um gezielt Journalisten und Redaktionen anzusprechen und ihnen relevante Informationen zukommen zu lassen. Um einen Presseverteiler richtig aufzubauen und zu pflegen, sollten einige grundlegende Prinzipien beachtet werden.

Zuallererst ist es entscheidend, eine gute Kenntnis der Medienlandschaft zu haben. Falls diese nicht bereits vorhanden ist, sollte man sich diese aneignen. Denn das Verständnis für die verschiedenen Medien und ihre Zielgruppen ist ausschlaggebend für den Erfolg oder Misserfolg der PR-Aktivitäten. Sobald man eine solide Basis an Medienkontakten hat, ist der nächste Schritt das Sammeln von Kontaktdaten und im besten Fall auch von Themenplänen der Journalisten.

Es ist wichtig, den Presseverteiler regelmäßig zu aktualisieren und zu pflegen, um sicherzustellen, dass die Informationen immer an die richtigen Ansprechpartner gehen. Dabei sollte man auch Feedback von Journalisten einholen und die Datenbank entsprechend anpassen. Ein gut gepflegter Presseverteiler ist ein wertvolles Instrument, um die Sichtbarkeit und Präsenz in den Medien zu erhöhen und eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

Zusammenfassung:

Ein erfolgreicher Presseverteiler erfordert ein fundiertes Verständnis der Medienlandschaft sowie die Sammlung relevanter Kontaktdaten und Themenpläne. Es ist wichtig, die Zielgruppen der verschiedenen Medien zu kennen, um gezielte Informationen bereitzustellen. Ein regelmäßig aktualisierter und gepflegter Presseverteiler ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Informationen an die richtigen Ansprechpartner gelangen. Feedback von Journalisten sollte eingeholt werden, um die Datenbank entsprechend anzupassen. Ein gut aufgebauter und gepflegter Presseverteiler ist ein wertvolles Instrument, um die Sichtbarkeit und Präsenz in den Medien zu erhöhen und eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

Effektive PR-Arbeit: Checkliste für den Aufbau und die Pflege eines erfolgreichen Presseverteilers

Effektive PR-Arbeit: Checkliste für den Aufbau und die Pflege eines erfolgreichen Presseverteilers

Ein gut aufgebauter und gepflegter Presseverteiler ist ein entscheidendes Instrument für eine effektive und erfolgreiche PR-Arbeit. Hier sind einige Punkte und eine Checkliste, die Ihnen dabei helfen, einen professionellen Presseverteiler aufzubauen und richtig zu pflegen:

1. Medienlandschaft verstehen: Eignen Sie sich eine fundierte Kenntnis der Medienlandschaft an, einschließlich der verschiedenen Medienkanäle, Zielgruppen und redaktionellen Schwerpunkte.
2. Zielgruppendefinition: Definieren Sie klar Ihre Zielgruppe(n), um gezielt relevante Journalisten und Redaktionen anzusprechen.
3. Kontaktdaten sammeln: Sammeln Sie die Kontaktdaten von Journalisten und Redaktionen, einschließlich Namen, Positionen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und gegebenenfalls Social-Media-Profile.
4. Themenpläne recherchieren: Versuchen Sie, Informationen über die Themenpläne der relevanten Medien zu sammeln. Dies hilft Ihnen, Ihre Pressemitteilungen und Story-Ideen entsprechend anzupassen.
5. Datenbank-Organisation: Verwenden Sie eine geeignete Datenbank oder Software, um Ihren Presseverteiler zu organisieren und zu verwalten. Strukturieren Sie die Informationen nach Medientypen, Zielgruppen und Interessen.
6. Aktualisierung der Kontaktdaten: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Kontaktdaten, um sicherzustellen, dass Sie immer die richtigen Ansprechpartner erreichen.
7. Journalisten-Feedback einholen: Bemühen Sie sich um eine offene Kommunikation mit Journalisten. Fragen Sie nach Feedback zu Ihren Pressemitteilungen und halten Sie Ihre Datenbank entsprechend auf dem neuesten Stand.
8. Segmente erstellen: Erstellen Sie verschiedene Segmente in Ihrem Presseverteiler basierend auf Interessen, Branchen oder Regionen. Dies ermöglicht Ihnen, gezieltere Informationen zu versenden.
9. Personalisierung der Kommunikation: Passen Sie Ihre Pressemitteilungen und E-Mails individuell an jeden Empfänger an. Zeigen Sie, dass Sie sich mit dem jeweiligen Journalisten und seinen Interessen auseinandergesetzt haben.
10. Datenschutzbestimmungen beachten: Achten Sie darauf, dass Sie die geltenden Datenschutzbestimmungen einhalten und die Zustimmung der Empfänger für den Erhalt Ihrer Mitteilungen haben.
11. Erfolgsmessung: Überwachen Sie den Erfolg Ihrer Pressearbeit, indem Sie die Öffnungs- und Klickraten Ihrer E-Mails sowie die Medienberichterstattung verfolgen.
12. Regelmäßige Aktualisierung und Bereinigung: Überprüfen und bereinigen Sie Ihren Presseverteiler regelmäßig, um veraltete oder inaktive Kontakte zu entfernen und neue relevante Kontakte hinzuzufügen.

Indem Sie diese Punkte und die Checkliste berücksichtigen, können Sie einen professionellen Presseverteiler aufbauen und pflegen, der Ihnen dabei hilft, Ihre Botschaften effektiv an die richtigen Medienvertreter zu kommunizieren und eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben.

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