Was ist ein Presseverteiler?

Presse- und Medienverteiler: Die Datensammlung für gezielte Unternehmenskommunikation

Ein Presse – oder Medienverteiler ist letztendlich nichts anderes als eine Datensammlung. Exakter formuliert versteht man unter einem Presseverteiler eine Sammlung aller für die Verteilung unternehmensrelevanter Informationen wichtigen Zielmedien. Er ist damit Grundlage und unverzichtbares Instrument für jede Pressearbeit. Unter dem Begriff „Zielmedien“ werden sowohl Printmedien als auch Online-Medien zusammengefasst, die bei Verwendung eines leistungs- und reichweitenstarken Presseverteilers gleichermaßen mit Informationen beliefert werden.

Nicht nur die Medien selbst sind Teil des Presseverteilers, sondern darüber hinaus die einzelnen Redaktionen samt der hier tätigen Redakteure und sonstigen Verantwortlichen inklusive ihrer möglichst vollständigen Kontaktdaten sowie der zugehörigen Ressorts. Über je mehr Informationen, Medien und Kontaktpersonen ein Medienverteiler verfügt, desto leistungsstärker ist er. Des Weiteren werden in einem Presseverteiler sämtliche Pressemitteilungen organisiert und gesammelt, die vom Unternehmen beziehungsweise dem Selbstständigen erstellt und verteilt wurden.

Diese Sammlung umfasst sowohl Online-Pressemitteilungen als auch in Magazinen und Fachmagazinen erschienene Informationen und Artikel. Um den Presseverteiler optimal nutzen zu können, sollte er gut organisiert werden, beispielsweise nach der Art des Mediums. Dies können Blogs und Zeitschriften ebenso sein wie Fernseh- und Tageszeitungen sowie Webseiten. Des Weiteren wird thematisch unterschieden, um eine gezielte Pressearbeit realisieren zu können, die sich möglichst ohne nennenswerte Streuverluste an die avisierte Zielgruppe richtet. Dafür ist es notwendig, themenrelevante Kontakte zu sammeln, wie Publikums- und Fachzeitschriften, spezialisierte Blogs und Ratgeber-Seiten im Web.

Im Falle einer umfangreichen und detaillierten Sammlung können Unternehmensinformationen sehr zielgerichtet an die richtigen Redaktionen und geeigneten Medien transportiert werden. Bereits an dieser Stelle zeigt sich, dass der Aufbau eines funktionsfähigen Presseverteilers, mit dem sich die Marketingziele erreichen lassen, eine ausgesprochen intensive Recherche voraussetzt.

Um einen funktionierenden Presseverteiler aufzubauen, ist eine gute Kenntnis der Medienlandschaft unverzichtbar. Sofern diese nicht bereits berufsbedingt vorhanden ist, sollte sie erworben werden, entscheidet sie immerhin weitestgehend über Erfolg und Misserfolg aller sich anschließenden Aktivitäten. Steht der grundlegende Medienschlüssel, so besteht der nächste Schritt im Sammeln von Kontaktdaten und im besten Falle Themenpläne.

Diese informieren über in der Zukunft geplante Schwerpunktthemen und sind sehr nützlich für zeitlich perfekt geplante Marketing-Kampagnen – seien es nun Pressemitteilungen oder auch die Platzierung thematisch passender Werbung. Wer bereits über gute Verbindungen innerhalb der Medienwelt verfügt, kann sich glücklich schätzen, denn er spart viel Zeit und Mühe. Für alle anderen warten nun viel Arbeit und zahlreiche Telefonate sowie weitere Aktivitäten, um den Presseverteiler mit Inhalt zu füllen und auf diese Weise ein funktionierendes Marketing-Instrument zu generieren. Viele Medien verweisen auf Nachfrage an die zentralen Telefonnummern und Email-Anschriften und sagen eine entsprechende Weiterleitung zu.

Hiermit ist dem Unternehmen nicht geholfen, da eine persönliche Anrede bei sämtlichen Aktivitäten – insbesondere im Printbereich – unverzichtbar ist. Als Alternative zur eigenen Recherche haben sich mittlerweile Datenbanken etabliert, die sämtliche benötigten Informationen bereits enthalten. Hier sind allen Anbietern voran Zimpel, der mediATLAS der dpa sowie der Stamm-Verlag zu nennen, die neben den Redaktionskontakten die bereits genannten Themenkataloge enthalten.

Grundsätzlich sollte beim Kauf viel Wert auf Aktualität gelegt werden, da die Branche ausgesprochen schnelllebig ist,. Diese Aktualität fordert auch in der Folge ständige Aufmerksamkeit, da Kontaktpersonen kommen und gehen und der Presseverteiler ohne entsprechende, fortlaufende Pflege sehr schnell an Aktualität verliert, wodurch er innerhalb kurzer Zeit nahezu wertlos wird. Wer mit professionellen Datenbanken arbeitet, kann gegen eine monatliche oder jährliche Gebühr, die neben der eigentlichen Lizenzgebühr anfällt, auf stets aktuelle Datensätze zurückgreifen und somit sehr viel Zeit sparen, die für die eigentliche Pressearbeit verwendet werden kann.

9 Schritte zum Aufbau eines Presseverteilers

Der Aufbau eines effektiven Presseverteilers ist von großer Bedeutung, um eine gezielte und erfolgreiche Medienarbeit zu gewährleisten. Mit einem gut organisierten Presseverteiler können Unternehmen, Organisationen oder Einzelpersonen ihre Pressemitteilungen gezielt an relevante Medienkontakte verteilen. In diesem Artikel werden wir 9 Schritte vorstellen, die Ihnen dabei helfen, einen Presseverteiler aufzubauen, der Ihnen dabei unterstützt, Ihre Botschaften effektiv zu verbreiten und eine optimale Medienpräsenz zu erreichen.

Ausführlichere Anleitung zum Erstellen und Aufbauen eines Presseverteilers:

Schritt 1: Zielgruppe festlegen

Überlege dir zunächst, welche Zielgruppe du mit deinen Pressemitteilungen erreichen möchtest. Möchtest du lokale Medien ansprechen, regionale oder überregionale Medien, branchenspezifische Medien oder eine Kombination davon? Definiere klar, welche Art von Medien für deine Nachrichten relevant sind.

Schritt 2: Recherche von Medienkontakten

Sobald du deine Zielgruppe festgelegt hast, beginne mit der Recherche von Medienkontakten. Du kannst verschiedene Quellen nutzen, um Informationen über Medienunternehmen und Journalisten zu finden:

• Online-Suchmaschinen: Suche nach lokalen, regionalen und überregionalen Zeitungen, Rundfunkanstalten, Fernsehsendern, Fachzeitschriften und Online-Publikationen in deinem Land oder deiner Region.
• Branchenverzeichnisse: Suche nach Fachzeitschriften und Online-Publikationen, die in deiner Branche aktiv sind.
• Soziale Medien: Überprüfe die Social-Media-Profile von Journalisten, um herauszufinden, welche Themen sie abdecken und wie du mit ihnen in Kontakt treten kannst.
• Presseverzeichnisse: Nutze spezialisierte Presseverzeichnisse, um Journalisten und Medienkontakte in deiner Zielgruppe zu finden.

Schritt 3: Aufbau des Presseverteilers

Sobald du eine Liste potenzieller Medienkontakte erstellt hast, kannst du mit dem Aufbau des Presseverteilers beginnen. Hier sind einige Informationen, die du für jeden Eintrag aufnehmen kannst:

• Name des Mediums: Notiere den Namen der Zeitung, des Radiosenders, des Fernsehsenders, der Fachzeitschrift, der Online-Publikation oder der Agentur.
• Ansprechpartner: Finde den Namen des passenden Ansprechpartners, wie z.B. einen Redakteur, Journalisten oder einen PR-Verantwortlichen.
• Position: Vermerke die Position des Ansprechpartners im Medium, z.B. Ressortleiter, Redakteur für bestimmte Themen oder Chefredakteur.
• Kontaktdaten: Erfasse die relevanten Kontaktdaten des Ansprechpartners, einschließlich E-Mail-Adresse, Telefonnummer und gegebenenfalls Faxnummer.
• Website: Füge die Website des Mediums hinzu, auf der du weitere Informationen finden kannst.

Schritt 4: Organisation des Presseverteilers

Es ist wichtig, deinen Presseverteiler organisiert zu halten, um eine effiziente Kommunikation zu ermöglichen. Du kannst dafür verschiedene Tools nutzen:

• Tabellenkalkulation: Erstelle eine Tabelle, in der du alle Informationen zu den Medienkontakten einträgst. Du kannst separate Spalten für Name des Mediums, Ansprechpartner, Position, Kontaktdaten und Website erstellen.
• CRM-System: Nutze ein Customer Relationship Management (CRM)-System, um deine Medienkontakte zu verwalten. Ein CRM bietet erweiterte Funktionen zur Organisation und Verfolgung von Kommunikationen mit Journalisten.
• E-Mail-Marketing-Tools: Einige E-Mail-Marketing-Tools bieten Funktionen zur Verwaltung von Kontakten und Segmentierung von Listen.

Schritt 5: Aktualisierung und Pflege des Presseverteilers

Die Aktualisierung und Pflege des Presseverteilers ist ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass die Kontaktdaten der Medienkontakte stets aktuell und relevant sind. Eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung ermöglicht es Ihnen, effektiv mit den richtigen Journalisten in Kontakt zu bleiben und sicherzustellen, dass Ihre Pressemitteilungen ihre Zielgruppe erreichen.

• Kontinuierliche Aktualisierung des Presseverteilers: Relevante Änderungen verfolgen
• Pflege des Presseverteilers: Kontaktdaten überprüfen und aktualisieren

Schritt 6: Segmentierung des Presseverteilers

Die Segmentierung des Presseverteilers ist ein effektiver Ansatz, um gezielte und zielgruppenspezifische Kommunikation mit Journalisten zu ermöglichen. Durch die Unterteilung des Presseverteilers nach Interessen oder Themengebieten können Sie Ihre Nachrichten gezielt an die richtigen Empfänger senden und die Relevanz und Resonanz Ihrer Pressemitteilungen erhöhen.

• Zielgerichtete Kommunikation mit Journalisten: Segmentierung des Presseverteilers nach Interessen oder Themenbereichen
• Effektive Zielgruppenansprache: Vorteile der Segmentierung des Presseverteilers

Schritt 7: Beziehungsaufbau mit Medienkontakten

Der Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung zu Medienkontakten ist entscheidend, um langfristige und erfolgreiche Medienbeziehungen aufzubauen. Durch regelmäßige Kommunikation, persönlichen Kontakt und den Austausch von relevanten Informationen können Sie das Vertrauen der Journalisten gewinnen und Ihre Chancen auf positive Berichterstattung erhöhen.

• Aufbau von Beziehungen zu Journalisten: Kontinuierliche Kommunikation und persönlicher Kontakt
• Netzwerken mit Medienkontakten: Veranstaltungen, Interviews, Hintergrundgespräche

Schritt 8: Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und Datenschutz

Die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen und Datenschutzrichtlinien ist von großer Bedeutung beim Aufbau und der Nutzung eines Presseverteilers. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass Sie die erforderlichen Zustimmungen haben und den Datenschutz respektieren, indem Sie beispielsweise Opt-out-Möglichkeiten und Datenschutzbestimmungen in Ihre Kommunikation integrieren.

• Beachtung von Datenschutzrichtlinien: Vertraulichkeit und Einwilligung bei der Verwendung von Kontaktdaten
• Einhaltung von rechtlichen Vorgaben: Opt-out-Möglichkeiten und Datenschutzbestimmungen bei E-Mail-Kommunikation

Schritt 9: Evaluation und Optimierung des Presseverteilers

Die Evaluation und Optimierung des Presseverteilers ist ein kontinuierlicher Prozess, der es ermöglicht, den Erfolg der Medienarbeit zu messen und den Presseverteiler entsprechend anzupassen. Durch die Verfolgung von Medienberichterstattung und Resonanz können Sie wichtige Erkenntnisse gewinnen und den Presseverteiler kontinuierlich verbessern, um Ihre Kommunikationsziele effektiver zu erreichen.

• Erfolgsmessung des Presseverteilers: Verfolgung von Medienberichterstattung und Resonanz
• Kontinuierliche Verbesserung des Presseverteilers: Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse und Entwicklungen

Was macht einen guten Presseverteiler aus?

Eine erfolgreiche Pressearbeit ist ohne einen guten Presseverteiler nicht machbar. Wie bereits dargestellt, wird die Qualität eines Presseverteilers vor allem von zwei Punkten bestimmt: einem umfassendes Redaktionsnetzwerk sowie einer permanenten Pflege, um die in ihm enthaltenen Daten aktuell zu halten. Ein fachlich diversifizierter Presseverteiler ist unerlässlich, wenn sichergestellt werden soll, dass die verbreitete Information überhaupt vom entsprechenden Redakteur gelesen wird. Beispielsweise wird kein Mode-Redakteur eine Meldung über landwirtschaftliche Maschinen lesen, geschweige denn in seinem Medium veröffentlichen. Jeder Redakteur ist darauf bedacht, seine Zielgruppe mit relevanten Informationen zu versorgen, weshalb sich der Versender einer Pressemitteilung stets fragen sollte, ob diese in den Fachbereich seiner Adressaten hineinpasst.

Die Aktualität des Presseverteilers ist ebenso wichtig wie die fachliche Ausrichtung. Können Pressemitteilungen den Redakteur, an den sie gerichtet sind, nicht erreichen, erfolgt in aller Regel keine Veröffentlichung. Kaum ein Medium macht sich die Mühe, diese innerhalb des Hauses zu verteilen, nicht zuletzt, weil dies aufgrund der Vielzahl der täglich eingehenden Meldungen ein Unterfangen wäre, das sowohl zeitliche als auch personelle Kapazitäten der Verlage überfordern würde. Aus diesem Grund sollte der Presseverteiler in regelmäßigen Abständen darauf überprüft werden, ob a) das avisierte Medium noch aktiv ist und b) der Redakteur nach wie vor seine Position innehat oder aber ein personeller Wechsel stattgefunden hat. Im Online-Bereich profitiert das Unternehmen, das eine Pressemitteilung veröffentlichen möchte, von der Öffentlichkeit der teilweise kostenlosen Presseportale.

Auch hier ist ein Presseverteiler unverzichtbar, um zielgerichtet Informationen zu transportieren. Allerdings kommt den Redaktionen meistens keine Bedeutung zu, da Pressemitteilungen über die Portale beziehungsweise Social Media – in manchen Fällen nach vorheriger Qualitätskontrolle – direkt veröffentlicht werden und in der Folge für jeden Interessierten zugänglich. Um die Informationen zu lesen, muss kein Medium erworben werden. Vielmehr gelangen potentielle Interssenten über in die Suchleiste eingegebene Begriffe direkt zur Pressemitteilung, wobei die Presseportale sich in ihrer Reichweite erheblich voneinander unterscheiden können. Auch im Fall von Online-PR ist es von großer Wichtigkeit, dass der Presseverteiler die Online-Dienste und -Portale enthält, die über die gewünschte Leserschaft verfügen, da nicht nur die Kunden selbst über diesen Weg erreicht werden, sondern darüber hinaus mögliche neue Pressekontakte.

FAQ – Die 9 häufigsten Fragen und Antworten rund um den Presseverteiler

Weitere Themen über Pressearbeit

• Presseverteiler Dienst von PrNews24.com
• Pressearbeit mit PRNews24
• Online-Pressemitteilung erstellen: So geht´s
• Pressemitteilung Beispiel und Muster